Politica de confidențialitate

1. Cine suntem

Site-ul czrsoftware.ro, portalul de clienți și produsele CZR Software sunt operate de ENEFRIG SPECIAL PRODUCT SRL, cu sediul în Str. Petre Puican nr. 13, Caracal, județul Olt, România, înregistrată la Registrul Comerțului sub nr. J2020000801287, CUI 43340189, care deține marca CZR Software. Suntem operatorul datelor descrise mai jos. Pentru orice întrebare legată de datele tale ne scrii la contact@czrsoftware.ro.

2. Ce date prelucrăm și de ce

Prelucrăm doar datele de care avem nevoie pentru fiecare situație de mai jos.

• Vizita pe site: jurnalele serverului rețin adresa IP, pagina cerută, momentul și tipul browserului. Le folosim pentru securitate, pentru limitarea abuzurilor și pentru statistici de trafic pe care le calculăm noi, din jurnale (interes legitim, art. 6 alin. 1 lit. f GDPR). Le păstrăm cel mult 30 de zile.
• Formularul de contact și cererile pentru pachete: numele, emailul, telefonul, firma, sistemul pe care îl folosești, mesajul, pagina de pe care ai trimis cererea, plus adresa IP și browserul, reținute pentru protecția împotriva roboților. Le folosim ca să îți răspundem și să pregătim oferta cerută (demersuri la cererea ta înaintea unui contract, art. 6 alin. 1 lit. b). Le păstrăm cel mult 2 ani de la ultimul schimb de mesaje.
• Portalul de clienți: numele, emailul, parola (păstrată doar ca hash), firma, tipul de client, datele de facturare (CUI, număr la Registrul Comerțului, adresă), telefonul, limba preferată și preferințele de notificare. Le folosim pentru cont, licențe, facturi și suport (executarea contractului, art. 6 alin. 1 lit. b). Le păstrăm cât timp există contul.
• Licențele produselor (CZR CRM, CZR ERP): cheia de licență, numărul de activări, o amprentă tehnică a calculatorului pe care rulează aplicația (păstrată ca hash, fără date despre conținutul calculatorului), eticheta dată de tine, data ultimei verificări și evenimentele de licență (activare, validare, dezactivare) cu adresa IP. Le folosim ca să activăm și să verificăm licența și ca să prevenim folosirea ei abuzivă (contract și interes legitim). Le păstrăm cât timp e valabilă licența, plus 3 ani.
• Plăți: cardul îl procesează Stripe; noi primim doar identificatorul tău de client Stripe, suma, moneda și starea plății. Facturile le emitem prin SmartBill, pe datele de facturare din cont (obligație legală, art. 6 alin. 1 lit. c). Documentele de facturare le păstrăm pe termenul cerut de legislația fiscală și contabilă.
• Tichetele de suport: subiectul, descrierea, mesajele și licența la care se referă. Le folosim ca să rezolvăm cererea (contract) și le păstrăm cât timp există contul.
• Jurnalul de activitate al portalului: acțiunile importante din cont (autentificări, modificări de date, activări), cu data, adresa IP și browserul. Îl folosim pentru securitate și pentru clarificarea disputelor (interes legitim) și îl păstrăm cel mult 2 ani.
• Emailuri: confirmarea contului, notificări despre licențe și tichete, răspunsurile noastre. Pleacă de pe no-reply@czrsoftware.ro sau contact@czrsoftware.ro, prin serviciul de email al Hostinger.
• Apelurile la numărul 0373 801 828: răspunde recepționerul nostru AI, care rulează pe platforma CZR Voice. Apelul este înregistrat și transcris, iar numărul tău, mesajul lăsat și transcrierea ajung la echipa noastră ca să te sunăm înapoi. Recepționerul anunță înregistrarea la începutul apelului. Temeiul este interesul legitim de a răspunde solicitării tale, respectiv demersurile la cererea ta înaintea unui contract. Înregistrarea audio se șterge după cel mult 90 de zile; transcrierea și mesajul, după cel mult 12 luni.

Nu folosim datele tale pentru publicitate și nu le vindem nimănui. Nu luăm decizii automate cu efecte juridice asupra ta.

3. Cookie-uri și cereri către terți la încărcarea paginilor

Site-ul folosește doar cookie-uri esențiale: sesiunea, protecția formularelor (CSRF), preferința ta de cookie-uri și opțiunea „ține-mă minte” din portal. Momentan nu folosim cookie-uri de analiză sau de marketing; dacă le vom adăuga, îți vom cere acordul din bannerul de cookie-uri. Detalii în politica de cookie-uri.

La încărcarea paginilor, browserul tău cere fonturi de la Google Fonts și librării de la rețelele de distribuție unpkg.com și jsDelivr; serverele acestora primesc adresa ta IP și datele tehnice obișnuite ale unei cereri web. Pe pagina de plată, Stripe încarcă propriile componente.

4. Cui transmitem date

Transmitem date doar furnizorilor de care avem nevoie ca să funcționeze serviciul, fiecare pentru partea lui:

• Hostinger (găzduirea site-ului și a portalului pe servere din Germania, plus serviciul de email).
• Stripe (procesarea plăților cu cardul, SUA; transfer pe baza clauzelor contractuale standard și a Cadrului UE–SUA pentru confidențialitatea datelor).
• SmartBill (emiterea și evidența facturilor, România).
• Pentru apelurile la recepționerul AI: platforma CZR Voice, operată tot de noi, cu furnizorii ei — Twilio (telefonie), ElevenLabs (voce și transcriere) și furnizorii de modele de limbaj Anthropic și OpenAI, toți din SUA, pe baza clauzelor contractuale standard.
• Google (Google Fonts), Cloudflare și Fastly (rețelele de distribuție ale librăriilor), pentru cererile tehnice descrise la punctul 3.

Autorităților le transmitem date doar în baza unei obligații legale. Pentru datele din sistemele clienților la care lucrăm în proiecte, acționăm ca persoană împuternicită, pe instrucțiunile clientului și pe baza contractului sau a acordului de prelucrare semnat cu acesta.

5. Cât păstrăm datele

• Jurnalele serverului: cel mult 30 de zile.
• Cererile de contact și de ofertă: cel mult 2 ani de la ultimul schimb de mesaje.
• Datele contului din portal și tichetele: cât timp există contul; la închiderea contului le ștergem, cu excepția documentelor pe care legea ne obligă să le păstrăm.
• Datele licențelor: cât timp e valabilă licența, plus 3 ani.
• Facturile și documentele de plată: termenul cerut de legislația fiscală și contabilă.
• Înregistrările audio ale apelurilor la recepționer: cel mult 90 de zile; transcrierile și mesajele: cel mult 12 luni.

6. Drepturile tale

Ai dreptul de acces la datele tale, de rectificare, de ștergere, de restricționare a prelucrării, de portabilitate și de opoziție față de prelucrările bazate pe interes legitim. Le exerciți printr-un email la contact@czrsoftware.ro; răspundem în cel mult 30 de zile. Din portal îți poți modifica singur datele contului și de facturare.

Dacă ești de părere că nu am prelucrat corect datele tale, te poți adresa Autorității Naționale de Supraveghere a Prelucrării Datelor cu Caracter Personal (www.dataprotection.ro) sau instanțelor de judecată.

7. Securitate

Site-ul și portalul funcționează exclusiv prin conexiuni criptate (HTTPS). Parolele sunt păstrate doar ca hash, accesul la date este limitat la persoanele care au nevoie de el, acțiunile din portal sunt jurnalizate, iar copiile de siguranță sunt criptate. Datele cardurilor nu ajung niciodată pe serverele noastre.

8. Minori și modificări

Serviciile noastre se adresează firmelor și profesioniștilor; nu colectăm cu bună știință date ale persoanelor sub 18 ani.

Când schimbăm ceva în această politică, actualizăm data versiunii de mai sus. Modificările importante le anunțăm clienților din portal pe email.